1. Campaña Viernes para archivar:

 

El Acuerdo del Archivo General de la Nación N°001 del 2024, en su capítulo 3 Responsabilidad con los Documentos y Archivos, Articulo 1.3.1 Responsabilidades. Dice que, si o si debemos archivar, que esto sea una actividad frecuente.

Idea

Grupo de apoyo para personas con problemáticas al archivar, que archivística más que un grupo de archivo sea un grupo que también aconseja.

 

Tácticas

1. Espacios permanentes: como se mencionó que las charlas serían los viernes, abrir un espacio donde cualquier persona pueda recibir consejo o ayuda sobre ciertas dudas, por ejemplo; las charlas serían de 3 a 4, a las 3:30 pm puede ir cualquier persona a resolver una inquietud independiente mente de la temática del viernes (media hora de resolución de dudas).
2. Urna de dudas temporal: no será anónima, se gestiona una micro reunión o respuesta mediante correo o personal frente a una duda en específico, la persona que hace la pregunta deja sus datos de contacto. Se hace temporal para no sobrecargar trabajo.
3. Grupo de apoyo personas con problemas de archivo (PPDA):  Charlas ocasionales donde se hablen de los problemas de las personas en cuanto a la creación de archivos y técnicas de estudio y organización: A quién o a qué página acudir cuando no sepa archivar. Y todo este tipo de consejos.  Talento humano sería un buen gancho para este tipo de grupo (sugerencia de Zoraida Vanegas).
4. Charlas en biblioteca “No hablemos de archivar”: Consejos de organización personal, calendarios, agendas, ruta de cumplimiento, metas del año en un espacio, esto con el fin de no hablar de archivos sino lograr una conexión entre el personal de archivística y los funcionarios, profesores entre otros. En este tipo de charlas se puede incluir a equipo de gestión documental.
5. Carruseles por cada fase, ya que es mucha información queda mejor sintetizada por carruseles:  Implementación, Organización, Transferencia.
6. Tal cual describen, pero primero debería hacerse por equipos y de un solo tema, no el que más llene sino el que más ordene. Después de esto hacer el concurso global con las actividades correspondientes de cada área/ correspondencia.

 

2. Organización de archivos: 

la Ley 594 de 2000 

Título 1

Artículo 4. d).

Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Por ello se han realizado jornadas de organización de archivos, a continuación, se observan los archivos relacionados a la gestión de archivos.

 

Curso   de   administración   y   organización   de archivos:

pdf CURSO DE ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS (1.03 MB)

Programa de gestión documental uso y consumo del papel:

pdf Programa de gestión documental uso y consumo del papel (275 KB)

Organización de archivos de gestión e instructivo para la organización de los archivos de gestión:

pdf ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION (1.94 MB)

Conceptualización de archivos de gestión e instructivo de organización de archivos a continuación se adjuntan archivos relacionados:   

pdf INSTRUCTIVO ORGANIZACION ARCHIVOS DE GSTION (1) (1.18 MB)